這次訪談的對象是在中國設了研發單位的香港公司，由於 Covid-19 的影響使得這個年紀尚輕但又稍具規模的研發單位飽受困擾。該公司原先並未有明確的協作工具。成員之間的溝通靠的是線上會議和電子郵件的往來，但由於並沒有具體存放討論內容或思考內容的工具，彼此之間的知識交流也就靠著有有一搭沒一搭的零星紀錄來達成，而誤會和麻煩也就因此而起，比方說：
- 工作換手困難；
- 權責難清；
- 理解時間長；
- 資訊遺失。
即便這個新單位一開始就以敏捷的方式配置一切，最終迎接他們的就只剩下爭吵和無法達成目標。為此，他們採用了一個需求追蹤系統，其實就是自建了一個開源的知識管理工具，讓所有的人將各自的想法和平時的討論紀錄下來。這樣簡單的做法改善了他們的討論方式和協作的效率。
關鍵的改善往往勝過千萬個煙火式的實務做法，基於需求的單純解決方案，反而更有力量。當我們面對遠距協作需求時，有兩個很大的要點：
- 資訊共享；
- 體諒他人。
資訊驅動著人之間的討論。如果沒有一個共有而且即時的管道，人和人之間的討論將單純的基於假設和主觀認為。這樣的情境就算有爭吵也不會是太意外的狀況。不過，當回到了遠距，直覺上可能覺得大家會偷懶，但實際上大家更可能不知不覺地模糊了工作和生活的邊線，進而導致過勞。
因此，當團隊需要進行遠距協作，務必記得下列幾點：
- 提供便捷取得必要資訊的方式；
- 建立彼此之間的即時溝通平台；
- 尊重隱私並且建立溝通和協作原則；
- 在限制下，提供最多的團隊實體交流機會；
- 為他人設想。
當工作自由和生活自由重疊時，有時會造就出的不是更自由，而是更不自由且透支的狀態，而且遠距所造成的資訊不連續更是讓效率低落的元兇。此次的訪談對象透過簡單的工具（基本上沒做任何客製或特別技巧）解決了團隊工作推進的問題，並且降低了爭吵的狀況。這便是專注瓶頸解決問題的重要之處。不過，在訪談過程中，可以觀察到由於長時間遠距而加劇穀倉問題。因為他們原先透過明確職責分配和透過工具指派工作的做法，使得跨域成員之間的交流低落。或許他們接下來應該專注的是讓成員意識到跨域交流和技能學習，以及透過建立通用詞語交流需求的技巧！為此，我們還在與對方積極地保持聯絡，也期待能夠協助他們解決跨職能團隊建立和協作的問題。
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