議程總是與會議內容不符？ 會議冗長，重要的卻沒談到？ 參加的人很多，意見卻少的可憐？ 開到意識脫離？
Lean Coffee 是由 Jim Benson 和 Jeremy Lightsmith 所發想，而發想後的最初實踐空間的確就在一間咖啡廳內！Lean Coffee 的議程安排是由參與者所共同決定，所以會議前，相關議題並不明確，但唯一明確的是聚集在一起的人，有共同的目標與興趣，也具備此目標下的相關討論背景知識。雖說議題是由會議進行過程決定，但議程的推進過程卻十足具有結構，並且能有效地針對提出的議題，產生結論與後續行動。
整個開會的基礎概念是基於敏捷、看板與 Lean ，並且以人為優先來考量整個會議的安排，民主式地抉擇討論，並且提高參與感和個人的貢獻，以便形塑真實的共識。
環境與工具
- 便於走動與張貼的環境，可以善用團隊常用的戰情室；
- 白報紙一張或白板一個；
- 建議人數 <= 10 人/組；
- 白板筆 x 三種顏色 ；
- 便利貼一包 x 兩種顏色；
- 點點貼紙 >= 30 點/組；
- 計時器；
- 安全可開放討論的氛圍。
流程
- 利用 3 ~ 5 分鐘的時間，讓參與者透過腦力激盪將感興趣的議題寫在便條紙上；
- 輪流到白板前，用一至兩句簡短的描述自己的主題；
- 將相同或者相似的主題進行整合；
- 一人三點進行議題投票；
- 將看板 (e.g. 文章附圖) 繪至白板或白報紙；
- 按照點數的多寡將議題依序由上至下排在待討論欄；
- 依照排序，將第一順位的討論議題移動至討論中欄，並且開始計時十分鐘；
- 十分鐘後，由參與者決議是否繼續討論該主題；
8a. 若是，則依序遞減討論時間 10 -> 7 -> 5 -> 3，最短為三分鐘；
8b. 若否，則將此議題移動至已討論欄，並且整理相關討論後的延伸行動或結論至行動欄； - 返回第 7 步驟，直到議題結束。
一些注意事項
- 行動欄按照原始設計是可選擇的！因此，可以按照團隊成員的意願抉擇是否需要該欄，以及如何記錄結論與行動；
- 原始的設計並未限制提出議題的數目，但提出的議題越多，後續整理的時間越長，為此有以下建議：
- 不建議去限制討論條目，即便一場會議最終只生產出議題，這也好過未完整的討論，而致使討論有所缺漏；
- 可以設定該場會議只討論最重要的前 n 個主題。至於其他主題可以留待下次，而下次再透過新增與重排序整理待討論列表；
- 建議可以制定一些議題的描述原則，並且與團隊取得共識，這樣可以有效增加溝通效率；
- 討論中的 WIP = 1，所以務必謹記一次只討論一個議題；
- 議題討論的時長，團隊可以形成共識後，設定覺得適當的初始討論時間與遞減方式。
後記
以人為先的原則，可以讓議程的重心在共識的情況下被突顯出來，一方面可以增加參與者的興趣與注意，另一方面也可以鼓舞參與者討論和貢獻所知。避免會議中的沉默多數，會議中很重要的事情。單人或少數人發表會，最終會導致不思考的團隊，並且降低自主性，賦權正是 Lean Coffee 的核心所在。
另外，討論最重要的是開放心態和心理安全感！沒有人會在覺得可能會中招的情況下，多說些什麼的。畢竟沾上麻煩事，可不是什麼讓人值得稱慶的事。會議的資深參與者或者是會議的主持者務必為參與者提供支持，而非增加控制，如此才能最大化團隊成員的能力。